Gmail × n8nで求人応募メールをスプレッドシートへ自動転記
〜応募対応のスピードと精度を両立し、転記業務を完全自動化〜
n8n × Gmailで求人応募メールの転記作業を自動化
株式会社LiaN様へ、Gmailに届く求人応募メールを解析し、スプレッドシートに自動転記するシステムを導入いたしました。
月間500件以上の応募情報転記を自動化し、工数削減と対応スピードの向上を実現しました。
BACKGROUND
月間500件の手動転記による
業務圧迫と対応遅延。
従来、LiaN様では求人応募メールに記載された応募者情報（氏名・住所・学歴・転職希望時期など）を、担当者が手動でスプレッドシートに転記していました。
しかし、応募数が月間500件以上に増えるにつれて転記作業に多くの時間がかかり、また、メールを見逃して対応が遅れるケースも発生していました。 対応の遅れは求職者の他社流出に直結するため、「対応スピードの最大化」と「転記作業の自動化」を急務としていました。
- 月間500件の手動転記
- 1件あたり約3分の作業
- 対応遅延による機会損失
- n8nで完全自動化
- 転記時間ゼロ・即時対応
- 抜け漏れ防止
図解：導入前後の業務フロー比較
WORKFLOW
自動化ワークフローについて
今回構築したワークフローは、GASによるGmail検知とWebhook経由のn8n処理を組み合わせ、処理精度と実用性を高めています。
-
Step 01
メール検知
(GAS) -
Step 02
データ送信
(Webhook) -
Step 03
情報抽出
(n8n解析) -
Step 04
転記・既読化
(Sheet/Gmail)
図解：転記処理の流れ
- Gmailで特定件名の未読メールを自動検知（Google Apps Script）
- GASからWebhook経由でn8nへデータを送信
- n8n側で本文を構造解析し、氏名・住所・学歴などの必要情報を抽出
- Google Sheetsノードを使用して応募者情報を自動転記
- 処理完了後、Gmailの該当メールを自動で既読化し、完了ステータスとする
RESULT
自動化による効果
月間500件以上もの転記作業から解放されたことで、採用担当者は候補者とのコミュニケーションや面接設定などのコア業務に集中できるようになりました。また、即時転記により対応のリードタイムが短縮され、求職者の離脱防止にも貢献しています。
その他 n8nの活用事例
MIRAINAでは、他にも様々な業務自動化ソリューションを提供しています。
事例１：フォーム回答からの一次対応自動化
お問い合わせ受信後、AIが内容を判断して最適な返信案を作成・送信。初期対応を数分以内に完了させます。
事例２：競合情報の自動モニタリング
競合サイトの更新を検知し、差分要約と対策案をSlackに通知。市場変化への即応を可能にします。
