【自社事例】請求書作成からメール下書きまでを完全自動化し、
1社あたり15〜20分を約5分へ短縮。

DATA

対象業務について

請求業務は金額を扱うため、自動化する際に「どこまでをAIに任せ、どこから人が確認するか」の線引きがそのまま設計品質になります。本事例では送信そのものは自動化せず、下書きまでを自動化の範囲としています。

BEFORE

月初にまとめて発生する、
「難しくはないが時間だけかかる」作業。

自動化前の請求業務は、月初にすべてが集中する構造でした。Excelの契約管理表を開き、契約中の各社について金額と期間を確認し、請求書のフォーマットへ転記。PDFに変換して保存し、Gmailで宛先を指定し、添付して、本文を書く。この一連の流れを契約社数ぶん繰り返します。

1社あたりにかかる時間は15〜20分程度。個々の工程はどれも難しくありませんが、転記と確認が中心のため集中力を要し、なおかつ金額を扱うためミスが許されないという性質がありました。

特に負担が大きかったのが、注意力の配分です。単純作業を繰り返す中に「金額の転記ミスは絶対に避けなければならない」という緊張が混ざるため、作業自体は単純でも消耗が大きい業務でした。加えて、月初は他の業務も立て込むため、請求業務が他の予定を圧迫する状態が常態化していました。

SOLUTION

「送信」だけを人に残し、
その手前をすべて自動化した。

構築したのは、毎月1日に自動起動し、請求に必要な工程を一気通貫で処理する仕組みです。Excelで管理している契約形態・金額・契約期間を自動取得し、各社ぶんの請求書を作成。PDFへ変換したうえで、送付先ごとのGmailに添付し、送信メールの本文まで作成して下書き状態で保存します。

設計上もっとも重要だったのが、自動化の範囲を「下書きまで」に限定したことです。請求は金額を扱う業務であり、自動送信まで踏み込むと誤送信が即座に信用の問題に直結します。一方で、下書きまで用意されていれば人間の作業は確認と送信ボタンだけになり、工数削減効果はほぼ変わりません。

人間に残した作業は2つです。1つは請求内容の最終確認。もう1つはその月ならではのお礼やエピソードの追記です。後者は自動化すべきではない領域だと判断しました。定型文で埋められる部分をAIが担い、人にしか書けない部分に時間を使えるようにする、という役割分担にしています。

RESULT

1社あたり15〜20分が、約5分に。
残ったのは人にしかできない作業だけ。

1社あたりの請求業務は15〜20分程度から約5分へ短縮されました。残った約5分は、請求内容の最終確認と、その月ならではのメッセージを書き添える時間です。

定量的な時間短縮以上に効果が大きかったのは、転記工程そのものが存在しなくなったことです。金額を手で写す作業がなくなったため、転記ミスの発生余地が構造的に消えました。確認作業も「自分が入力した数字を見直す」から「自動生成された内容が正しいかを見る」に変わり、チェックとしての精度が上がっています。

月初に業務が集中する問題も解消されました。起動から下書き作成までは無人で完了するため、出社した時点で全社ぶんの下書きが揃っている状態から作業を始められます。

CHANGE

1社15〜20分が約5分へ。
削減分は契約社数ぶん積み上がる。

請求業務は1社あたり15〜20分程度から約5分へ短縮されました。1社あたり毎月10〜15分の削減となり、この削減幅は契約社数ぶん毎月積み上がります。契約が増えるほど自動化の効果が大きくなる構造です。

転記工程そのものが消滅したため、金額の転記ミスは0件です。確認作業も「自分が入力した数字を見直す」から「自動生成された内容が正しいかを検証する」に変わり、チェックとしての精度が上がりました。

起動から下書き作成までが無人で完了するため、出社時点で全社ぶんの下書きが揃っています。月初に請求業務が集中して他業務を圧迫する状態も解消されました。送信だけは自動化していないため、誤送信による信用毀損リスクはゼロのままです。

POINT

全自動にしないことを、
設計として選んだ。