【自社事例】新規クライアント契約後のプロジェクト環境構築を自動化し、
1社あたり30分を実質0分に。

DATA

対象業務について

初期セットアップは「契約直後の、最も早く動き出したいタイミング」に発生する作業です。所要時間そのものよりも、このタイミングで事務作業が挟まること自体が機会損失になりやすい性質を持っています。

BEFORE

契約直後の30分が、
毎回そのまま消えていた。

自動化前は、新規契約が決まるたびに手作業で環境を用意していました。Google Drive上にクライアント専用フォルダを作り、決まった構成のサブフォルダを切り、プロジェクト管理シートを作成し、各種管理用ファイルやドキュメントのテンプレートを複製する。さらに複製した各ファイルを1つずつ開き、テンプレート内に残っている会社名をクライアント名へ書き換える作業が続きます。

1社あたりの所要時間は約30分。単体で見れば大きな数字ではありませんが、問題は発生するタイミングでした。契約が決まった直後は、クライアント様の期待値が最も高く、こちらも最短で動き出したい局面です。その瞬間に30分の事務作業が挟まることは、体感以上の機会損失でした。

加えて、手作業である以上、置換漏れが一定の確率で発生します。複製したドキュメントの一部に前のクライアント名が残ったまま共有してしまうリスクは、信頼に直結する問題です。確認作業にも神経を使うため、実際の負荷は30分という数字以上のものがありました。

また、担当者によってフォルダ構成やファイルの置き場所に微妙な差が生まれ、プロジェクトごとに環境がばらつくという副次的な問題も抱えていました。

SOLUTION

入力項目は、企業名ひとつだけ。

構築したのは、クライアント企業名を入力するだけで、プロジェクトに必要な環境一式を自動生成する仕組みです。入力項目を企業名ひとつに絞ったことが設計上のポイントで、実行する側が判断を求められる場面をなくしています。

実行されると、Google Drive内にクライアント専用フォルダが決まった構成で作成され、プロジェクト管理シート、各種管理用ファイル、必要なドキュメント類が一括で生成されます。

特に効果が大きかったのが、各テンプレート内に含まれる会社名の自動置換です。複製しただけではテンプレート内に元の会社名が残るため、従来はファイルを1つずつ開いて修正する必要がありました。この工程を自動化したことで、作業時間の削減と置換漏れリスクの解消を同時に実現しています。

また、生成される構成が常に同一であるため、どのプロジェクトでもファイルの置き場所が一致する状態になりました。担当者による環境のばらつきが構造的に発生しません。

RESULT

1社あたり約30分が実質0分に。
契約後すぐに本題へ入れる。

契約後の初期セットアップに要していた1社あたり約30分が実質0分になりました。企業名を入力した時点で環境一式が揃うため、担当者が作業として認識する工程自体が消えています。

時間削減以上に価値があったのが、契約直後にすぐプロジェクトを開始できるようになったことです。従来は事務的なセットアップを挟んでから本題に入っていましたが、現在は契約が決まった直後の打ち合わせから中身の議論を始められます。クライアント様の期待値が最も高いタイミングで、事務作業を挟まずに動き出せる意味は小さくありません。

また、会社名の置換漏れという信頼に直結するリスクが構造的に解消されました。手作業が存在しないため、確認に費やしていた神経も不要になっています。

CHANGE

1社30分が実質0分。
契約件数ぶん毎回効いてくる。

契約後の初期セットアップに要していた1社あたり約30分が実質0分になりました。この削減は契約のたびに発生するため、年間20社なら約10時間ぶんの工数がそのまま消えた計算になります。

テンプレート内の会社名まで自動置換しているため、置換漏れは0件です。前のクライアント名が残ったまま共有してしまう信用毀損リスクが構造的になくなり、全ファイルを目視確認する作業も不要になりました。

契約と着手のあいだにあった準備期間も消えています。従来は環境を整えてから初回打ち合わせという順序が前提でしたが、現在は契約直後の打ち合わせから中身の議論に入れます。全案件で同じ構成の環境が生成されるため、複数案件を並行する際にファイルを探す時間も発生しません。

POINT

削減時間ではなく、
発生するタイミングで自動化対象を選んだ。