【自社事例】クライアント向け業務整理テンプレートをAIで高度化し、
業種を選ぶだけで業務領域が自動反映される仕組みへ。

DATA

対象業務について

このテンプレートは、契約前の段階でクライアント様に現在の業務を書き込んでいただき、そこから自動化余地と削減効果を整理した提案書を作成するために使用しています。提案プロセスの起点にあたる資料です。

BEFORE

配布のたびに、業務領域を
手作業で作り直していた。

改修前のテンプレートは、業務領域の選択肢が固定のリストとして用意されているだけでした。「接客・施術」「カウンセリング」「顧客対応」「広告・マーケティング」「在庫・発注管理」「教育・人材育成」「採用・人事」「店舗運営・マネジメント」「経理・請求・支払い」「総務・バックオフィス」といった項目が、業種に関係なく常に同じ並びで表示されます。

この構成には2つの問題がありました。1つはMIRAINA側の作業負担です。美容サロンに配布する場合と製造業に配布する場合では必要な業務領域が異なるため、配布のたびに担当者が選択肢を調整していました。業種ごとの業務を洗い出す作業は毎回ゼロから考えることになり、都度時間を要していました。

もう1つが受け取る側のUXです。製造業のクライアント様に「施術」「カウンセリング」という選択肢が並んでいても意味がありません。逆に必要な「検品」が存在しない。自分に関係のない選択肢が大量に並ぶこと自体が、記入のハードルを上げる要因になっていました。契約前に配布する資料である以上、この記入体験の質は提案の入り口に直結します。

SOLUTION

選択肢を作る作業そのものを、
AIに任せた。

改修の中心は、業種の選択と業務領域の連動です。テンプレート冒頭で業種を選ぶと、その業種で一般的な業務領域が業務一覧シートの選択肢として自動的に切り替わる構造にしました。美容室・理美容を選べば「施術」が、製造業を選べば「検品」が候補に入ります。該当する候補がない場合は自由入力もできるようにしています。

ここで本質的だったのは、業種一覧と業種別の業務領域マスタそのものをAIに洗い出させたことです。従来は担当者が業種ごとに業務を考えていましたが、この作業自体が「一般的にその業種ではどんな業務があるか」という知識を列挙するタスクであり、AIが得意とする領域でした。

結果として、美容室・理美容、飲食店、小売・店舗販売、EC・通販、ホテル・宿泊、医療・クリニック、歯科医院、介護・福祉、不動産、建設・工務店、製造業、自動車販売・整備、IT・SaaS・システム開発、広告・Webマーケティング、士業・コンサルティングなど、幅広い業種の業務領域マスタを一括で整備。テンプレートの設計とアップデートは約15分で完了しました。

あわせて、テンプレート自体の使い方も整理しました。「STEP1 コピーを作成 → STEP2 業種を選択 → STEP3 AI導入思想を確認 → STEP4 業務一覧を記入」という4ステップの導線を冒頭に置き、受け取った方が迷わず記入に入れる構成にしています。

RESULT

設計・アップデートは約15分。
配布ごとの調整作業はゼロに。

業種一覧と業種別業務領域の洗い出しをAIに任せたことで、テンプレートの設計・アップデートが約15分で完了しました。担当者が業種ごとに業務を考えていた従来のやり方では、同じ範囲を網羅するのに相当の時間を要していた作業です。

運用面では、配布のたびに発生していた選択肢の調整作業が完全にゼロになりました。テンプレートをコピーして渡すだけで、クライアント様側が業種を選んだ時点で最適な状態になります。

受け取る側の記入体験も改善されました。関係のない選択肢が並ばないため、どこに何を書けばよいかが直感的に分かります。契約前に配布する資料であることを踏まえると、この記入しやすさはそのまま提案の精度と回収率に影響する要素です。

CHANGE

設計・更新は約15分。
配布ごとの調整は0分に。

業種一覧と業種別業務領域の洗い出しをAIに任せたことで、テンプレートの設計・アップデートが約15分で完了しました。同じ範囲を担当者が業種ごとに検討していた従来のやり方では、比較にならない時間を要していた作業です。対応業種は15業種以上まで広がりました。

配布のたびに発生していた選択肢の調整作業は0分です。テンプレートをコピーして渡すだけで、クライアント様が業種を選んだ時点で最適な状態になります。

このテンプレートは提案フロー全体の起点でもあります。「テンプレート請求 → 現状業務の入力 → 個別提案書の作成 → 契約」というフローにより、契約前の段階で削減見込み工数と対象業務を数値で提示できる状態を作れています。記入のしやすさがそのまま記入精度と提案の解像度に直結するため、今回の改修は提案品質に直接効いています。

POINT

テンプレートの中身ではなく、
「テンプレートを作る作業」を自動化した。